При помощи «1С: Документооборота 8» можно автоматизировать полный цикл обработки как официальных, так и внутренних документов организации, обеспечить бумажный и электронный документооборот. У этого программного решения нет отраслевой специфики, поэтому его могут использовать не только коммерческие предприятия, но и бюджетные учреждения, независимо от своей структуры и размеров.

«1С: Документооборот 8» создан для обеспечения централизованного безопасного хранения документации, оперативного доступа, быстрого поиска и эффективной работы с документами разных форматов: офисной документацией, текстами, документами систем проектирования, аудио- и видеофайлами, изображениями, приложениями, архивами и т.п.

Предлагаемая программа развивает программный продукт «1С: Архив», свыше 10 лет применяемый многими российскими предприятиями.

Основные возможности приложения «1С: Документооборот 8»

Платформой для данной программы стало приложение «1С: Предприятие 8.2», широкие возможности которого используются для решения задач интеграции управления документами и учёта ресурсов, что обеспечивает лучшую организацию электронного документооборота.

Программа поддерживает различные технологии работы с документацией, независима от типа СУБД, масштабируема, позволяет управлять содержанием во время разных этапов жизненного цикла создаваемого документа. Эти возможности делают прикладное решение на порядок выше, чем предыдущие версии программы.

Благодаря современным технологиям работы с документацией, программное решение обеспечивает поддержку различных механизмов работы с документами, учитывая разграничение прав доступа к ним. На каждый документ заводится учётно-регистрационная карточка, реквизиты которой соответствуют ГОСТу Р 6.30-2003, отечественным традициям делопроизводства и требованиям ГСДОУ. Используя программу, можно:

• Работать с системой при помощи веб-браузера;
• Упорядочить работу сотрудников с документацией, исключить возможные потери версий или пересечение фрагментов в период одновременной работы;
• Быстрее отыскивать нужную информация и сократить суммарное время, затрачиваемое на коллективную обработку документов;
• Улучшить качество готовых материалов (документации, проектов и пр.) благодаря решению множества спорных вопросов и упорядочиванию работы пользователей.

Хранение документации и распределение прав доступа

Хранение документов и файлов осуществляется в структуре папок конфигурации, учитывая права доступа. При формировании структуры папок берётся во внимание организационная структура предприятия или типы файлов.

Для доступа к папкам устанавливается разрешение, позволяющее сотруднику или группе сотрудников разные работы: чтение, добавление, редактирование или удаление документов.

Регистрация документации

В программном решении автоматизируется учёт и регистрация исходящей и входящей корреспонденции. При этом автоматически, по сложным правилам, генерируются сквозные регистрационные номера.

При регистрации документов учтены требования ГОСТов, типовых инструкций и традиций отечественного делопроизводства, а также программа осуществляет следующие процессы:

• Автоматизирует процедуры рассмотрения и последующего контроля документов;
• Оповещает исполнителей;
• Поддерживает регламентированные сроки исполнения документов;
• В последующем формирует отчёты по поступлению и выполнению документа, по просроченным документам.

Просмотр и редактирование

Чтобы просмотреть и редактировать документы, в программном решении предусмотрена возможность использования сопутствующих приложений, установленных на локальных компьютерах.

Для повседневной работы с файлами и документами используется непосредственно «рабочий стол»: пользователь имеет доступ к списку редактируемых документов и списку невыполненных задач. «Рабочий стол» программы можно настроить, удаляя, добавляя или меняя местами элементы различных разделов.

Используя программу, сотрудники могут как просматривать, так и редактировать файлы. Механизм блокировки файлов исключает конфликты одновременного редактирования документов. Сохраняя изменения, программа создаёт новую версию файла в информационной базе: при этом указывается автор, время и дата создания.

Через карточку файла можно ознакомиться со списком версий, произвести смену активной (текущей) версии, удалить те, которые не нужны. Программа позволяет сравнивать файлы популярных форматов (html, doc, txt, rtf, odt).

Бизнес-процессы и работа пользователей

Для коллективной работы с документами создаются так называемые бизнес-процессы. Бизнес-процессам и документам можно присваивать дополнительные свойства, а не только те, которые предусмотрены в карточке (к примеру, «место хранения», «корреспондент», «теги», «важность документа» и т.п.).

Программой способна выполнять следующие бизнес-процессы:

• Рассмотрение: документ отправляется на рассмотрение к руководителю, а затем возвращается к создателю документа с резолюцией начальника;
• Исполнение: документ получают все пользователи по списку и контролёр, следящий за исполнительской дисциплиной. Одного из пользователей можно назначить ответственным исполнителем;
• Утверждение: документ отправляется к ответственному лицу, после чего возвращается к своему создателю, чтобы он мог ознакомиться с результатом утверждения;
• Регистрация: секретарь, после получения документа присваивает ему регистрационный номер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту;
• Ознакомление: этот бизнес-процесс рассылает нужный документ всем пользователям, внесённым в список для ознакомления;
• Программа может назначать задачи как конкретным исполнителям, так и ролям. Например, документ можно отослать для утверждения роли «Директор», а программа сама доставит задачу тому, кто сейчас выполняет указанную работу, – директору или его заму.

Возможности поиска

Учитанный программным решением документ состоит из структурированного набора данных – реквизитной и содержательной части. Такие данные используются для поиска конкретных документов. Реализованный в программе полнотекстовый поиск документов (поручений, рецензий, разделов и т.п.) осуществляется по информации как полей карточек, так и по содержимому сохранённых версий файлов. Благодаря этому существенно сокращаются трудозатраты, поскольку в традиционном делопроизводстве на поиск документов уходит до трети времени сотрудников.

Контроль и учёт рабочего времени

Программное решение предлагает реализовать ежедневную отчётность сотрудников, включающую информацию о времени и содержании работ.

Анализируя эти данные, программа готовит отчёты по трудозатратам сотрудников, сортирует их по подразделениям, периодам, видам работ.

Учёт рабочего времени программой, как и возможности контроля, позволяют руководству принимать взвешенные решения по оптимизации труда персонала, основываясь на объективной информации.

Как купить «1С: Документооборот 8»

Купить программу «1С: Документооборот 8» Вы можете с помощью формы заказа в нашем магазине или в отделе продаж по многоканальному телефону +7 (495) 231-28-62.